Planung, Umsetzung, Dokumentation und Abrechnung von Schichtarbeit
EIN VIELSCHICHTIGES PROBLEM IST GELÖST
Während viele Beschäftigte und Unternehmen über mobiles Arbeiten, Homeoffice und die neuen Arbeitswelten diskutieren, arbeiten einige rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr in Leitwarten, Dispatching- oder Schaltzentralen. Im Schichtdienst überwachen und regeln sie den Fluss von Elektrizität, Gas, Wasser und Daten. Unterstützung verspricht die neue Schichtplanungs-App der GEOMAGIC.
Ein gut funktionierender und transparenter Schichtplan ist nicht nur ein wichtiger Beitrag zur Zufriedenheit der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um die Sicherheit der Prozesse in den Unternehmen zu gewährleisten, müssen bestimmte Arbeitsplätze einfach rund um die Uhr besetzt sein. Dabei gelten für die Schichtplanung komplexe Randbedingungen aus gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben.
Zu dieser Einsicht kam auch die ONTRAS Gastransport GmbH, für die GEOMAGIC im vergangenen Jahr eine angepasste Lösung aus dem hauseigenen App-Baukasten smartoffice.team realisieren durfte. Weder Magnet-Täfelchen mit Namen noch selbst entwickelte Excel-Lösungen oder eine der verbreiteten Standard-Lösungen konnten sich im Wettbewerb um die neue ONTRAS-Schichtplanung durchsetzen. „Unser Ziel war es vielmehr, das Beste aus diesen Welten zu verbinden“, erläutert ONTRAS-Projektleiterin Rona Janzen die Prämissen des Projekts. So intuitiv und übersichtlich wie Magnet-Täfelchen, differenziert und regelbasiert wie die zuvor genutzte Excel-Lösung und so mobil wie die gängigen Standard-Lösungen sollte die neue Anwendung sein. Außerdem galt es, die zugehörigen Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse digital abzubilden und diverse Schnittstellen zu bedienen.
Bewährte Zutaten aus dem Regal
Bei der Umsetzung konnte das Mobile-Team der GEOMAGIC auf die vorhandenen Zutaten von smartoffice.team bauen. „Unser hauseigener App-Baukasten hielt bereits bewährte Lösungen für die Aufgabenbereiche Urlaub, Abwesenheit, Zeitschreibung, Genehmigungen und Management bereit“, erläutert Projektleiter Marvin Triebel. Diese Bausteine bilden die Basis für die eigentliche Schichtplanung. In einem agilen Entwicklungsprozess entstand eine mobiltaugliche und responsive Webanwendung. Damit ist keine zusätzliche Installation auf dem Endgerät notwendig.
Alle Möglichkeiten für die Planer
Ein Schichtplan entsteht in mehreren Stufen. Sobald geklärt ist, welche Arbeitsplätze in welchen Zeiträumen mit welchen Qualifikationsprofilen zu besetzen sind, entsteht ein mehrwöchiger Basisrhythmus, der noch ganz ohne konkrete Personen auskommt. Er enthält bereits alle Regeln zur Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben und bildet die Grundlage einer initialen Abstimmung mit den Mitbestimmungsorganen. Aus dem einmal abgestimmten Basisrhythmus entsteht durch die konkrete Zuordnung einzelner Beschäftigter mit ihren geplanten Abwesenheiten immer wieder ein neuer Soll-Plan. Sobald der genehmigt ist, steht er als Ist-Plan zur Verfügung.
Intuitive Nutzung für die Beschäftigten
Aus der Perspektive eines konkreten Beschäftigten im Schichtdienst bildet der Ist-Plan die eigenen Einsatzzeiten ab und dient der Abwicklung und Dokumentation. Außerdem lassen sich beispielsweise Tausch und Vertretung von geplanten Schichten direkt im Plan per Drag-and-drop anstoßen und regelbasiert umsetzen. Außerhalb der Schichten geleistete Mehrarbeit kann jederzeit durch die Beschäftigten selbst dokumentiert werden. Sobald eine Planungsperiode abgeschlossen und genehmigt wurde, stehen die Daten der Personalabteilung zur Verfügung.
Maximale Flexibilität und Freiheit
Die neue Schichtplanungs-App der GEOMAGIC erzeugt unter komplexen Randbedingungen einen ständig aktuellen, intuitiven Ist-Plan und alle Daten für Dokumentation und Abrechnung. Die Integration in Microsoft 365 und beliebige Kalenderanwendungen, Schnittstellen zu Vor- und nachgelagerten Prozessen sowie anpassbare Genehmigungsworkflows, Benutzerrollen und Berechtigungen erlauben maximale Freiheiten bei der Anpassung an beliebige IT-Landschaften. Davon sollen auch weitere Unternehmen profitieren. „Die an die ONTRAS übergebene Lösung ließe sich problemlos auf andere Unternehmen übertragen“, ist sich Projektleiter Marvin Triebel sicher.
Mehr zur Schichtplanung gibt es hier.